Wissensmanagement ist für Ausländerbehörden der vielversprechendste Hebel, um kurzfristig und wirksam die Leistunsgfähigkeit zu steigern. Mehr denn je wird von Seiten der Politik, Wirtschaft und Öffentlichkeit auf die Performance von Ausländerbehörden geschaut - und zugleich hat die hohe gesetzgeberische Dynamik zu einem signifikanten Anstieg an Fällen geführt, die nun in Zeiten von Personalmangel und Personalfluktuation zu bewältigen sind. Gerade weil in Ausländerbehörden eine extrem komplexe Mischung aus prozessualem und fachlichen Wissen genutzt wird, das einem stetigen Wandel ausgesetzt ist, liegt viel Potential im besseren Management von Wissen, das
- "just in time"
- stets lückenlos
- aktuell sein sowie
- verständlich zur Verfügung stehen sollte.
IMAP hat für Ausländerbehörden einen strukturierten Check-up entwickelt, mit dem in einem ersten Schritt die Wissensstände und Strukturen in der Behörde durch Sie selbst erfasst werden können. Wenn Sie auf Basis des Fragenkatalogs den ersten Check-up im Alleingang starten möchten, empfielt sich die Nutzung einer Umfrage-Software oder Excel-Datei, um mit wenig Aufwand zu einer soliden Diagnose zu gelangen.
Zuvor möchten wir Ihnen gerne noch Start-Informationen an die Hand geben:
Was ist Wissensmanagement?
Das Ziel von Wissensmanagement ist es, Wissen transparent und zugänglich für die Organisation und die Mitarbeitenden zu machen. Die Aufgabe ist daher, den vorhandenen Wissensbestand und den Umgang mit neuem Wissen zu organisieren. Die Speicherung, Aktualisierung und Anpassung des Wissens werden als Pflege von Wissen bezeichnet. Die Zielrichtung von Wissensmanagement ist es, explizites Wissen zu vergrößern und implizites Wissen nachhaltig zu sichern:
Welche Formen von Wissen gibt es und wie wird es weitergegeben?
Wissen kann individueller Natur sein und implizit vorliegen, etwa die einmaligen Erfahrungen eines Mitarbeitenden in der Bearbeitung eines Einzelfalls. Es kann aber auch individueller Natur sein und explizit vorliegen, etwa wenn diese Erfahrungen vom Mitarbeitenden dokumentiert und zugänglich gemacht wurden. Strukturelles Wissen kann ebenfalls in beiden Formen vorkommen: neben Leitfäden und Listen, die strukturelles Wissen fixiert haben, kann etwa das Ablaufwissen in der Kooperation mit externen Akteuren ein "Schnittstellenwissen" sein, das nie kodifiziert und gesichert wurde, sondern von den Mitarbeitenden immer nur fallweise mündlich geteilt wird.
Welche Arten von Wissen gibt es in Ausländerbehörden?
Der oben zur Verfügung gestellte Check-up orientiert sich an diesen sechs Wissenskategorien in Ausländerbehörden. Einzelne Behörden unterscheiden sich ganz maßgeblich darin, wie diese Wissensbestände aufbereitet sind (implizit-explizit) und welche technischen Lösungen dazu involviert werden.
Von der Insel zum gemeinsamen Wissensmanagement.
Nutzen Sie den IMAP Check-up und ermitteln Sie: Wie liegt Wissen aktuell vor? Gibt es individuelle Notizen analog oder digital? Wer ist Wissensträger bzw. wird bei welchen fachlichen Fragen als erste Person gefragt? Wie wird Wissen gespeichert? Wie wird Wissen weitergeben? Wichtig: Fangen Sie erstmal mit einem aus ihrer Sicht relevanten Bereich an.
Tragen Sie diese Ergebnisse in einer Datenbank zusammen und überlegen, wie Sie damit in Zukunft besser umgehen wollen. Fragen Sie sich gemeinsam mit den Mitarbeitenden: Wo kann es künftig verbindlich abgelegt werden? Wie soll Wissen weitergegeben werden?
Erfahren & systemtisch.
Gerne unterstützen wir Sie bei der Zusammenfassung und Zusammenführung der erhobenen Wissensstände und erarbeiten mit Ihnen gemeinsam, welche Wissensstände noch fehlen z. B. durch die Erstellung von Wissenslandkarten. Auf dem Weg zu einer professionellen Wissensmanagement-Lösung begleitet IMAP Sie mit folgenden Projektbausteinen:
- Erhebung des IST-Zustands der Wissensbestände - welche Bestände liegen wo und wie vor (analog, digital, materiell, implizit)? Diesen Schritt können Sie mithilfe des Check-ups gerne selbstständig starten (siehe Download-pdf).
- Ermittlung des künftigen Bedarfs - welches zusätzliche Wissen ist erforderlich? Welche noch nicht aufgebauten oder erfassten und welche nur implizit genutzten Wissensquellen müssten systematisch erschlossen werden? (auch dies können Sie mithilfe des Check-ups starten).
- Konzeption der passenden Lösung - Re-Organisation der Wissensbestände inkl. der Erstellung von Anforderungsprofilen und Tätigkeitsprofilen, um die Tätigkeiten und das benötigte Wissen festzuhalten.
- Erstellung eines Einarbeitungskonzeptes - Entwicklung des behörden-spezifisch aufgesetzten Leitfadens, der die Einarbeitung neuer Mitarbeitenden beschleunigt, transparent macht und strukturiert.
- Umsetzung der neuen Lösung - das umfasst die Entwicklung von Ablagestrukturen & Softwarelösungen sowie Verfahren der internen Wissensweitergabe.
Als systemisches Beratungshaus betrachten wir Wissensmanagement nicht nur als eine Frage der Infrastruktur, sondern ganz erheblich als eine Frage der Wissenskultur. Durch aktive Einbindung Ihrer Mitarbeitenden sorgen wir für die Anschlussfähigkeit der Lösungen und so für eine nachhaltige Sicherung des impliziten und Vergrößerung des expliziten Wissens.
Sie haben Fragen? Gerne steht Ihnen Christopher van den Hövel für ein Gespräch zur Verfügung.
Hier finden Sie mehr Informationen speziell zur Digitalisierung und Prozessoptimierung von Ausländerbehörden.
Digitalisierung von Ausländerbehörden
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